Förderbedingungen bei Projektabwicklung

Projektdokumentation: Controlling- und Endberichte

Controllingberichte sind mindestens einmal jährlich vorzulegen. Diese sollen in Form eines Berichtes entsprechend dem beantragten und genehmigten Projektablaufplan darüber Auskunft geben, wie der Projektprozess im Berichtszeitraum verlaufen ist. Im Projektcontrolling werden Abweichungen und Änderungen dargestellt und begründet, Zwischenergebnisse präsentiert und eine Vorschau auf die nächste Projektphase gegeben. Die Fragen in den Controllingberichten dienen auch der laufenden Reflexion und Evaluation des Projektes und stellen eine Grundlage für die kontinuierliche Qualitätsverbesserung dar. Ebenso ist bei jedem Bericht eine Kostenaufstellung mitzuliefern.

Bei Projekten der Kategorien „Praxisorientierte Projekte“, „Betriebliche Gesundheitsförderungsprojekte“ sowie „Internationale Projekte“ ist zusätzlich zum letzten Controllingbericht bis spätestens drei Monate nach Projektabschluss ein fachlicher Endbericht vorzulegen. Dieser soll in erster Linie auf die Projektergebnisse sowie Lernerfahrungen eingehen und dem Transfer von Erfahrung und Wissen an andere Projekte dienen. Auch die in der Vorlage (siehe FGÖ-Projektguide) enthaltenen Fragestellungen zu Grundprinzipien der Gesundheitsförderung sollen ausführlich behandelt werden.

Zwischen- und Endberichte von Evaluationen sind gemäß dem Zeitplan der Evaluation den Controllingberichten beizulegen. Darüber hinaus soll eine Beschreibung des Evaluationskonzeptes (zu Beginn), eine Beschreibung der Evaluationsprozesse und der (Zwischen-) Evaluationsergebnisse in die Controllingberichte und in den fachlichen Endbericht einfließen. (Details zur Evaluation hier)

Bei Projekten der Kategorie „Fort- und Weiterbildung und Vernetzung“ ist kein fachlicher Endbericht erforderlich. Zusätzlich zum Controllingbericht sind jedoch weitere Unterlagen, die das Projekt dokumentieren (z.B. Tagungsmappe, Maßnahmenkatalog etc.) vorzulegen. Die erforderlichen projektspezifischen Dokumente sind in der Fördervereinbarung genannt.

Für die Erstellung der Berichte werden seitens des Fonds Gesundes Österreich Vorlagen zur Verfügung gestellt, welche verpflichtend zu verwenden und nicht abzuändern sind (siehe FGÖ-Projektguide unter „Berichte“). Der Umfang der Berichte muss an die Größe, Komplexität und Art des Projekts angepasst sein.

Veränderungen und Abweichungen zum genehmigten Projektkonzept müssen neben der Darstellung in den Berichten zusätzlich zeitgerecht in schriftlicher Form beim Fonds Gesundes Österreich beantragt und von diesem schriftlich genehmigt werden, die alleinige Mitteilung in den Berichten ist nicht ausreichend. Der Fonds Gesundes Österreich behält sich das Recht vor, bei nicht schriftlich beantragten Veränderungen im Rahmen des Projektes, von der Fördervereinbarung zurück zu treten.

Veröffentlichungen der Berichte bzw. Ergebisse

Die Fördernehmer/innen bestimmen selbst, welche Dokumente veröffentlicht werden dürfen/sollen. Ist die Veröffentlichung des gesamten Endberichts oder des Evaluationsberichtes auf der Website des FGÖ z.B. aufgrund sensibler Daten zum Setting/zu den Zielgruppen nicht erwünscht, sollte zumindest eine für die Veröffentlichung bestimmte Version des Endberichtes und des Evaluationsberichtes zur Verfügung zu stellen.

Die ausgefüllten Inhalte in den Controllingberichten werden nur für interne und
projektübergreifende Auswertungen des FGÖ herangezogen und nicht einzeln weitergegeben oder veröffentlicht.

Kontrolle

Der:die Antragsteller:in verpflichtet sich, Organen oder Beauftragten des Fonds Gesundes Österreich die Einsicht in seine Bücher und Belege sowie in sonstige der Überprüfung der Durchführung des Projektvorhabens dienenden Unterlagen und die Besichtigung an Ort und Stelle jederzeit zu gestatten sowie ihnen die erforderlichen Auskünfte im Zusammenhang mit dem Vorhaben zu erteilen bzw. durch geeignete Auskunftspersonen erteilen zu lassen. Der:die Antragsteller:in unterwirft sich einer Prüfung der Verwendung der Fördermittel durch den Rechnungshof im Sinne des §13 Abs. 3 des Rechnungshofgesetzes von 1948, BGBl Nr. 144.

Nutzungs- und Verwendungsrechte / Übermittlung von Konzepten, Dokumenten

Der Fonds Gesundes Österreich ist berechtigt (mit)finanzierte Projekte im Rahmen seiner Dokumentations-, Vernetzungs- und Kommunikationsarbeit zu veröffentlichen.

Bei geförderten Projekten liegen die Wiedergabe- und Urheberrechte für das im Rahmen des Projekts erarbeitete Dokumentationsmaterial und der Arbeitsergebnisse gemeinsam beim:bei der Fördernehmer:in und beim Fonds Gesundes Österreich.

Dies gilt auch für Konzepte, Daten, Dokumentationen, Evaluationen, Ergebnisse u.ä. auch alle im Rahmen des Projekts erarbeiteten Produkte und Medien wie CDs, DVDs, Folder oder Prospekte. Der Fonds Gesundes Österreich sowie der/die Fördernehmer/in haben das uneingeschränkte Recht, diese selbst zu verwenden bzw. diese, zur Gewährleistung und Aufrechterhaltung der Gemeinnützigkeit des Projektes, ohne Gewinnorientierung und barrierefrei an Interessierte weiterzugeben und/oder zugänglich zu machen.

Änderungen

Der:die Fördernehmer:in hat dem Fonds Gesundes Österreich alle Ereignisse unverzüglich mitzuteilen, welche eine Abänderung des Förderansuchens, der Fördervereinbarung bzw. anderer vereinbarter Auflagen/Bedingungen erfordern würde, oder welche die Durchführung des geförderten Vorhabens verzögern bzw. unmöglich machen.

Jede Abänderung oder Ergänzung der gegenständlichen Vereinbarungen bedarf der Schriftform und muss schriftlich genehmigt werden. Eine Mitteilung in den Controllingberichten ist nicht ausreichend.

Sollte eine Projektverlängerung aufgrund hinreichender Gründe, welche dem Fördergeber schriftlich mitzuteilen sind, genehmigt werden, ist zu beachten, dass dies keinesfalls zu einer Erhöhung des in der Fördervereinbarung verankerten maximalen Förderbetrags führt.

Der Fonds Gesundes Österreich behält sich das Recht vor, bei nicht schriftlich beantragten Veränderungen im Rahmen des Projektes, von der Fördervereinbarung zurück zu treten.

Budgetumschichtungen

Projekte stellen einen dynamischen Prozess dar, aus diesem Grund kann es während dem Projektverlauf zu begründeten Änderungen des genehmigten/geplanten Projektbudgets kommen. Wird eine förderbare Ausgabenposition überschritten, hingegen eine oder mehrere andere förderbare Ausgabenpositionen unterschritten oder eingespart, können Umschichtungen vorgenommen werden:

• Umschichtungen zwischen bereits genehmigten Kostenpositionen ohne bedeutende inhaltliche Auswirkungen können ohne Rücksprache mit dem Fördergeber selbstständig durchgeführt werden. Jedoch sind diese im Rahmen der Abrechnungen und Berichtslegung nachvollziehbar darzustellen.
• Umschichtungen innerhalb interner Personalkosten (z.B. Aufstockung von vereinbarten Wochenstunden) können nur nach Rücksprache mit dem Fördergeber und nachvollziehbarer Begründung bewilligt werden. Umschichtungen von anderen Kostenpositionen zu den internen Personalkosten sind ausgeschlossen.
• Liegen einer Anpassung der Projektkosten wesentliche inhaltliche Konzeptänderungen zu Grunde (neue oder inhaltlich stark veränderte Maßnahmen), sind diese in jedem Fall vorab vom Fonds Gesundes Österreich genehmigen zu lassen, damit die Förderung dieser Kosten weiterhin gewährleistet ist.

Grundlagen zur Abrechnung

Die Endabrechnung hinsichtlich der vom Fonds Gesundes Österreich erhaltenen Mittel ist detailliert und innerhalb von drei Monaten nach Abschluss des Projekts vorzulegen. Je nach Dauer des Projektes und Höhe des maximalen Förderbetrages können in der Fördervereinbarung auch Zwischenabrechnungen festgelegt werden.

Zur Zwischen- (falls erforderlich) und Endabrechnung werden folgende Unterlagen benötigt:

• eine detaillierte Ausgaben- und Einnahmenaufstellung als Excel-Datei, welche die tatsächlichen Gesamtprojektkosten zu den Ausgabenpositionen entsprechend des genehmigten Budgets in Form eines Soll-Ist-Vergleiches sowie weitere angefallene Ausgaben, die im Förderantrag nicht budgetiert waren, auflistet. Eine entsprechende Vorlage, welche verpflichtend zu verwenden ist im FGÖ-Projektguide zu finden.
• alle Rechnungen der vorrangig förderbaren Positionen und die dazugehörigen Überweisungsbelege und Kontoauszüge (bei Telebanking die Überweisungsprotokolle)
• Werden Lohnkosten abgerechnet, sind die jeweiligen Jahreslohnkonten vorzulegen.
• Reisekosten der internen Projektmitarbeitenden sind durch den Overhead/Pauschalbetrag abgedeckt.
• Jegliche Reisespesen von „externen Personen“ (zB Referenten, Vortragende etc) können im Zuge der Rechnungslegung über das Honorar abgegolten werden.

Der:die Antragsteller:in verpflichtet sich, die vom Fördergeber für die Abrechnung benötigten Unterlagen zur Verfügung zu stellen und die erforderlichen Auskünfte zu geben. Der Fonds Gesundes Österreich behält sich vor, aus Gründen der inhaltlichen Plausibilität stichprobenartig auch Belege bzw. Belegkopien anzufordern, die nicht gefördert werden.

Da der Fonds Gesundes Österreich als subsidiärer Fördergeber gilt, erfolgt die Endabrechnung erst nach Vorliegen der schriftlichen Abrechnungsergebnisse aller anderen Ko-Fördergeber/innen.

Sollte sich im Rahmen der Endabrechnungsprüfung herausstellen, dass die Gesamteinnahmen die tatsächlichen Gesamtprojektkosten übersteigen (siehe dazu auch die Bedingungen zu Restfinanzierung), behält sich der FGÖ vor, den maximal genehmigten Förderbetrag entsprechend zu reduzieren, wodurch sich auch eine Rückforderung bereits ausbezahlter Teilbeträge ergeben kann.  Die Höhe des tatsächlich errechneten Förderbetrags kann 2/3 der bei der Endabrechnung dargestellten Gesamtprojektkosten keinesfalls überschreiten.

Weitere Details zu den Abrechnungsunterlagen sind im Falle einer positiven Entscheidung in der Fördervereinbarung festgelegt.

Merkmale von Honorarnoten und Rechnungen

Honorarnoten bzw. Rechnungen haben den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes i.d.g.F zu entsprechen (siehe § 11UStG). Sie müssen in lesbarer Schrift u.a. folgende Angaben enthalten:

• Datum der Ausstellung
• Name des Ausstellers/der Ausstellerin
• Adresse des Ausstellers/der Ausstellerin
• Rechnungsempfänger/in
• Art der Leistung
• Leistungszeitraum
• Stundenanzahl
• Stundensatz
• Summe + MwSt. = Gesamthonorar

Zusätzlich zu den allgemein gültigen Formvorschriften müssen Honorarnoten oder Rechnungen zum Projekt folgendes ausweisen:

• auf Name und Anschrift des Fördernehmers/der Fördernehmerin ausgestellt sein,
• durch ihre Textierung (Anführung des Projekttitels) die eindeutige Zugehörigkeit zum Projekt nachweisen,
• eine genaue Beschreibung (keine Pauschalbezeichnungen) der erbrachten Leistung (inklusive der Angabe wie viele Stunden pro Leistung aufgewandt wurden),
• den Leistungszeitraum (d.h. Angabe an welchen Tagen die Leistungen erbracht wurden) und
• das Entgelt für die Leistung (pro Leistungseinheit und insgesamt).

Die Bezahlung der förderbaren Ausgaben hat primär durch Banküberweisung zu erfolgen. Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag den bis zum aktuell gültigen Grenzwert für geringwertige Wirtschaftsgüter nicht überschreitet, können Kassenauszahlungen erfolgen. Bei Kassenauszahlungen hat der:die Zahlungsempfänger:in den Empfang auf dem Beleg zu bestätigen.

Rechnungen mit formellen und/oder materiellen Mängeln sind ausnahmslos nicht förderbar. Bei in Österreich steuerpflichtigen Personen muss eine Erklärung, dass der:die Empfänger:in für die im Betrag enthaltene Steuer selbst aufkommen wird, beigelegt werden.

Auszahlungsmodalitäten

Die Auszahlung der zugesprochenen Fördersumme erfolgt in Teilbeträgen auf das im Projektantrag bekanntgegebene Konto. Die Anzahl und Höhe der Teilbeträge hängt sowohl von der Projektlaufzeit als auch von der Höhe der Förderung ab. Die Details dazu sind in der jeweiligen Fördervereinbarung geregelt (beispielsweise nach Retournierung der Vereinbarung, nach Genehmigung von Controllingberichten sowie Zwischenabrechnungen und nach Genehmigung des Endberichts sowie der Endabrechnung).

Der Fonds Gesundes Österreich behält sich vor, die Auszahlung von Förderungsteilen sowohl nach Verfügbarkeit der Fördermittel als auch im Falle vom Vorliegen von Umständen, welche die ordnungsgemäße Durchführung des Projektes bzw. von Teilen des Projektes nicht gewährleistet erscheinen lassen, vorläufig aufzuschieben. Dies gilt auch für den Fall, dass sich bei der Prüfung von Zwischenabrechnungen Förderüberhänge ergeben.

Der maximale Förderbetrag kommt nur dann zur Auszahlung, wenn zu den in der Fördervereinbarung als förderbar eingestuften Budgetpositionen Ausgaben in der Höhe des maximalen Förderbetrages nachgewiesen werden können.

Einstellung und Rückforderung der Fördermittel

Ergibt sich nach Durchführung der Endabrechnung, dass die bisherigen Teilzahlungen in Summe höher waren als der laut Endabrechnung zustehende Förderbetrag, ist die Differenz rück zu erstatten.

Der Fördernehmer kann während der Durchführung des Projektvorhabens weitere Fördergeber akquirieren oder entfallende Kofinanzierungen durch Eigenmittel oder andere Kofinanzierungen ersetzen (siehe auch Punkt 6.3). Sollte sich im Rahmen der Endabrechnung herausstellen, dass die Gesamteinnahmen, die tatsächlichen Gesamtprojektkosten übersteigen, kann es zu einer Reduktion des Förderbetrages und in weiterer Folge auch zu einer Rückforderung kommen.

Dem:der Fördernehmer:in wird für die Rückzahlung schriftlich eine angemessene Frist eingeräumt.

Wird ein Projekt nicht plangemäß beendet und trifft an der vorzeitigen Beendigung bzw. Einstellung des Projekts den/die Fördernehmer/in keine Schuld, kann der Fonds Gesundes Österreich die bis zur Einstellung des Projekts angefallenen förderbaren Ausgaben unter der Voraussetzung des ordnungsgemäßen Nachweises fördern.

Wird ein Projekt aus Verschulden des Fördernehmers/ der Fördernehmerin vorzeitig beendet, sind sämtliche bis dahin erfolgten Förderzahlungen zur Gänze verzinslich zurückzuzahlen.

Rückforderungsgründe liegen auch vor, wenn:

• Organe oder Beauftragte des Fördergebers, der Abwicklungsstelle der EU oder eines anderen Fördergebers der öffentlichen Hand über wesentliche Umstände unrichtig oder unvollständig unterrichtet worden sind,
• vorgesehene Berichte nicht erstattet oder Nachweise nicht erbracht oder erforderliche Auskünfte nicht erteilt worden sind, sofern in diesen Fällen eine schriftliche, entsprechend befristete und den ausdrücklichen Hinweis auf die Rechtslage der Nichtbefolgung enthaltende Mahnung erfolglos geblieben ist,
• die unverzügliche Meldung von Ereignissen, welche die Durchführung des geförderten Vorhabens verzögern oder unmöglich machen oder deren Abänderung erfordern würde, unterblieben ist,
• über das Vermögen des Fördernehmers/der Fördernehmerin vor ordnungsgemäßem Abschluss des geförderten Vorhabens oder innerhalb einer Frist von drei Jahren nach dessen Abschluss ein Konkursverfahren eröffnet oder die Eröffnung eines Konkurses mangels Masse abgelehnt wird,
• der/die Fördernehmer/in vorgesehene Kontrollmaßnahmen be- oder verhindert oder die Berechtigung zur Inanspruchnahme der Förderung innerhalb des für die Aufbewahrung der Unterlagen vorgesehenen Zeitraums nicht mehr überprüfbar ist,
• die Fördermittel ganz oder teilweise widmungswidrig verwendet worden sind,
• das Vorhaben nicht oder nicht rechtzeitig durchgeführt werden kann oder durchgeführt worden ist,
• das Abtretungs-, Anweisung- und Verpfändungs- und sonstige Verfügungsverbote nicht eingehalten wurde,
• die Bestimmungen des Gleichbehandlungsgesetzes nicht beachtet wurden oder
• von Organen der EU die Aussetzung und/oder Rückforderung verlangt wird oder
• sonstige Fördervoraussetzungen, insbesondere solche, die die Erreichung des Förderungszweckes sichern sollen, vom/von der Fördernehmer/in nicht eingehalten wurden.

Wenn im Zuge der Abrechnung begründete Hinweise für einen Fördermissbrauch (z.B. Doppel- oder Mehrfachförderung für dieselben Ausgaben) bestehen, wird ausnahmslos Strafanzeige erstattet.

Sonstige Abrechnungsrichtlinien

• Rabatte, Skonti und dgl. sind in Anspruch zu nehmen und in die Verrechnung aufzunehmen.
• Bei Fremdwährungsrechnungen sind der Umtauschbeleg der Bank und die Übersetzung der Rechnung anzuschließen.
• Widmungsgemäße Verwendung: Es können – ausnahmslos – nur Ausgaben gefördert werden, die im Rahmen der Vereinbarungen vom Fonds Gesundes Österreich ausdrücklich genehmigt wurden.
• Förderbare Leistungen, die bis zu dem in der Fördervereinbarung verankerten Projektende erbracht wurden, sind auch dann förderbar, wenn die Bezahlung dieser Leistungen nach Projektende erfolgt. Voraussetzung dafür ist, dass im Text der Rechnung der Leistungszeitraum angeführt ist. Ansonsten wird das Rechnungsdatum als Leistungsdatum herangezogen. Es ist wichtig zu beachten, dass das Rechnungs- und Zahlungsdatum das Datum der Leistungserbringung nicht mehr als drei Monate überschreiten darf. Andernfalls ist die Ausgabe nicht förderbar.
• Abgabenrechtliche sowie andere Gründe, die nach dem Förderentscheid zu höheren Ausgaben führen, haben keinen Einfluss auf die maximale Förderhöhe